Viðspyrnan hafin hjá Póstinum og áhersla á leiðtogaþjálfun

„Já það er klárt að sú reynsla sem við höfum öðlast í þessu öra breytingarferli undanfarið ár hefur nýst okkur vel. Við höfum þurft að vera mjög sveigjanleg í allri okkar starfsemi og hreyfa okkur miklu hraðar en nokkru sinni fyrr og það er óhætt að segja að það hafi hjálpað okkur mikið í að tækla þennan óvænta vágest sem kórónuveiran er,“ segir Sigríður Indriðadóttir mannauðstjóri Póstsins aðspurð um það hvort þær stórtæku breytingar sem Pósturinn hefur farið í gegnum síðustu misseri hafi nýst félaginu vel þegar samkomubann og aðrar aðgerðir í kjölfar kórónufaraldurs hafa staðið yfir. 

„Lykilstjórnendateymið vinnur saman sem ein heild og þegar faraldurinn skall á vorum við fljót að taka ákvarðanir um aðgerðir og finna leiðir til að laga okkur að ástandinu,“ segir Sigríður.

Í dag er Alþjóðlegi mannauðsdagurinn og af því tilefni mun Atvinnulífið á Vísi fjalla um mannauðsmál frá ýmsum hliðum í dag, s.s. niðurstöður úr könnunum, strauma og stefnur og lærdóm þeirra sem staðið hafa í mikilli breytingastjórnun.

Pósturinn hefur verið mikið í fjölmiðlum allt síðasta ár og þar hafa breytingar verið miklar. Við ljúkum greinaröð dagsins með því að leita í reynsluheim Póstsins og byrjum á því að spyrja:

Er eitthvað í ykkar reynslu frá síðasta ári sem gæti nýst öðrum vinnustöðum sem nú þurfa að fara í gagngerar breytingar í kjölfar kórónuveirunnar?

„Hjá Póstinum erum við með sérsniðna leiðtogaþjálfun sem var búin að vera í gangi hjá okkur í rúmt ár þegar faraldurinn skall á. Í þeirri þjálfun höfum við lagt ofuráherslu á hrós og endurgjöf, styrkleikamiðaða stjórnun og að styðja stjórnendur í að vera öflugir leiðtogar og breytingastjórar, þar sem meðal annars er fókusað á hegðun, liðsheild og stöðuga þróun.

Ef það er eitthvað sem ég ráðlegg fyrirtækjum í svipaðri stöðu að gera, þá er það ofuráhersla á leiðtogaþjálfun, því það hefur skilað okkur margfalt öflugri stjórnendum sem voru mjög svo tilbúnir að takast á við allan þann túrbúlens og breytingar sem fylgdi kórónuveirunni og leiða fólkið okkar inn í breyttan veruleika.

Það er búið að vera aðdáunarvert að fylgjast með þessum flottu leiðtogum tækla ástandið svona vel og vera til staðar fyrir fólkið sitt og hvetja það áfram til góðra verka, en við höfum á að skipa mjög öflugum hópi starfsfólks um land allt sem lagði mikið á sig við að halda starfseminni gangandi við breyttar aðstæður og koma sendingum til landsmanna eins og ekkert hefði í skorist,“ segir Sigríður.

Þegar þú lítur til baka, er eitthvað sem þér dettur í hug að benda forsvarsmönnum annarra fyrirtækja á að hafa betur í huga eða hafa varan á, þannig að breytingastjórnun falli ekki í einhverjar óþarfa gryfjur?

„Það er gríðarlega mikilvægt að hafa hlutverk lykilstjórnenda á krísutímum mjög vel skilgreint og vera í raun búin að skilgreina það hlutverk áður en krísan skellur á, því það getur gerst svo hratt. 

Þegar leið á faraldurinn héldum við í lykilstjórnendateyminu on-line fjarvinnustofu með stjórnendaþjálfaranum okkar, Thor Ólafssyni hjá Strategic Leadership. Þar litum við í eigin barm og rýndum viðbrögð okkar við faraldrinum fram að þessu og fókuseruðum markvisst á hvert raunverulegt hlutverk lykilstjórnenda Póstsins á krísutímum ætti að vera. 

Við skoðuðum hvað við vorum að gera vel og hvað við hefðum getað gert betur eða myndum gera öðru vísi næst. 

Við tókum síðan niðurstöður okkar saman í eitt skjal og sendum í áframhaldandi rýni á alla stjórnendur og forstöðumenn, sem gáfu sér tíma til að lesa þetta yfir og koma með ábendingar til að gera enn betur. 

Þegar upp var staðið höfðum við skilgreint og mótað hlutverk stjórnenda hjá Póstinum á krísutímum og það munum við hér eftir hafa að leiðarljósi þegar þörf er á.

Þetta var mjög dýrmæt og mikilvæg vinna sem veitir okkur ákveðið öryggi í að takast á við skyndilegar breytingar. 

Við skiptum krísutímabili upp í þrjá fasa: 

viðbragðs-, seiglu- og batafasa. 

Í viðbragðsfasanum skipta fyrstu viðbrögð öllu máli. Lykilstjórnendur og öryggisnefnd þurfa að vinna þétt saman og taka stöðuna daglega og greina ástandið og finna lausnir til að halda starfseminni gangandi meðan krísan gengur yfir. 

Þetta felur í sér að taka ákvarðanir á yfirvegaðan hátt og teikna upp aðgerðaplan til næstu daga, sem er svo endurskoðað reglulega meðan á faraldrinum stendur. 

Þarna skiptir öllu máli stjórnendur hafi stefnu fyrirtækisins að leiðarljósi við allar ákvarðanir og að langtímaáhrif ákvarðana á rekstur, starfsfólk og viðskiptavini séu höfð í huga. 

Upplýsingagjöf til starfsfólks og viðskiptavina er lykilatriði og þarf að tryggja upplýsingaflæði með ólíkum leiðum til að ná til sem flestra. 

Það þarf að tryggja öryggi starfsfólks og viðskiptavina og mikilvægt að stjórnendur sýni mikla leiðtogafærni í öllum aðstæðum.

Í seiglufasanum reynir á og þar skiptir úthald höfuðmáli. Lykilstjórnendur þurfa að styðja vel við stjórnendur rekstrareininga í að stýra aðgerðum á hverjum stað og innleiða breytt verkeferli í samræmi við ákvarðanir. 

Skilaboð þurfa að vera skýr, stjórnendur þurfa að vera fyrirsjáanlegir í viðbrögðum, sýna yfirvegun og ró og vinna markvisst í að byggja upp traust, enda eru allir um borð í sama bátnum. 

Í þessu samhengi er líka gríðarlega mikilvægt að sjá til þess að stjórnendur og starfsfólk sé tilbúið og hafi nauðsynlegar auðlindir til að sinna starfinu sínu meðan á krísunni stendur og geti hreinlega haldið það út. 

Það þarf að sýna þolinmæði í aðstæðunum og hvetja starfsfólk til dáða þar sem samvinna og liðsheild eru í forgrunni. Hér er upplýsingagjöf í víðum skilningi áfram mjög mikilvæg. 

Mannauðsteymin gegna líka lykilhlutverki á krísutímum og hjá Póstinum tókum við ákvörðun um að framkvæma mannauðsmælingar meðal starfsfólks á fjögurra vikna fresti til að átta okkur betur á líðan þeirra í ástandinu og finna leiðir til að bregðast við og gera betur. 

Við deildum niðurstöðunum á Workplace og munum svo kynna niðurstöðurnar ítarlega á starfsmannafundum á næstu vikum. 

Í seiglufasanum er líka mikilvægt að hafa augun opin fyrir nýjum tækifærum og horfa á þarfir viðskiptavina hverju sinni. Það er þannig gaman að segja frá því að í miðjum faraldri hófum við samstarf við Hagkaup um heimkeyrslu á matvælum, sem er verkefni sem hefur lukkast mjög vel og verður fram haldið eftir að faraldrinum lýkur. 

Þannig vorum við að bregðast við breyttum þörfum viðskiptavina meðan á krísunni stóð, ásamt því að horfa til breyttra verslunarhátta í framtíðinni,“ segir Sigríður.

Myndir þú segja að Pósturinn væri kominn í bataferlið eftir breytingastjórnun, þ.e. að tími viðspyrnu með nýjum áherslum væri hafinn?

„Við erum svona við það að komast úr seiglufasanum og yfir í batafasann. Það er búið að slaka á ýmsu en við erum ekki endilega komin í var ennþá frekar en aðrir, svo öll starfsemi okkar miðar að því að fylgja fyrirmælum heilbrigðisyfirvalda. 

Tími viðspyrnu er hins vegar klárlega hafinn. 

Nú í vikunni erum við til dæmis að funda með öllum stjórnendum um það hvernig við höldum áfram héðan í frá. Hvernig við nýtum mannauðsmælingarnar til að gera enn betur auk þess sem nýtt fyrirkomulag á starfsþróunarsamtölum tekur gildi nú í byrjun sumars. 

Við munum klárlega halda áfram með leiðtogaþjálfunina til að efla fólkið okkar enn frekar ásamt því sem við erum að færa okkur markvisst yfir í stafræna þjálfun fyrir allt okkar starfsfólk. Við áttuðum okkur betur á því í faraldrinum hvað stafrænar lausnir geta stytt vegalengdir og auðveldað okkur að bjóða upp á sambærilega þjálfun fyrir alla starfsmenn alveg sama hvar þeir eru staðsettir á landinu. 

Svo erum við að taka í notkun heilmargar nýjar þjónustur til viðskiptavina. Nýjasta viðbótin okkar í þjónustunni er Pakkaportið, sem er ný afhendingarleið fyrir fyrirframgreiddar sendingar hjá Póstinum í alfaraleið viðskiptavina. Þannig geta viðskiptavinir nú sótt pakkann sinn í þjónustukjarna nálægt sér, þegar honum hentar.

Nú er mikilvægt að horfa til framtíðar og laga starfsemina að nýjum og beyttum veruleika. 

Sveigjanleikinn er kominn til að vera og Pósturinn verður í áframhaldandi breytingum næstu árin, eins og öll önnur fyrirtæki. 

Við þurfum stöðugt að laga okkur að þörfum viðskiptavina og tryggja það að reksturinn okkar sé heilbrigður. 

Eftirfylgni er stór partur af batafasanum þar sem lykilstjórnendur og öryggisnefnd rýna hvað gekk vel og hvað hefði betur mátt fara í tengslum við krísuástandið í heild sinni og hvaða lærdóm megi draga. 

Svo er bara að bretta upp ermar og áfram gakk, því pósturinn heldur alltaf áfram að berast,“ segir Sigríður að lokum.